广州加强政采档案管理，实现全程留痕可追溯

加强政府采购档案管理，确保采购全过程留痕和可追溯，广东省广州市财政局近日印发《广州市财政局关于加强政府采购档案管理的通知》（穗财采〔2024〕23号）（以下简称《通知》），在政府采购档案管理方面迈出了重要一步。政府采购信息报记者就此采访了广州市财政局政府采购监管处处长、一级调研员刘锋，他强调了政府采购档案的重要性以及《通知》对于提升档案管理水平的积极作用。

刘锋指出，政府采购档案作为记录政府采购活动的历史资料，具有极其重要的凭证、利用、查考和保存价值。然而，一些采购人和采购代理机构在政府采购档案管理方面存在档案归集不完整、管理混乱、利用不规范等诸多问题，这不仅影响了政府采购的效率和效果，还可能引发一系列法律风险。

那么，如何解决政府采购档案管理中存在的问题呢？《通知》从明确责任主体、强化安全性等方面提出了多项具体措施。

首先，《通知》明确了档案管理的责任主体，采购人作为档案管理的第一责任人，应当建立和落实档案工作责任制，确保档案的真实有效和准确完整。同时，采购代理机构也应当承担相应的档案管理责任，确保档案能够及时归集、移交、归档。采购人与采购代理机构在签订委托代理协议时，可以约定档案归集、保存、移交等具体事项的权利义务和责任，以确保档案管理的规范性和有效性。

其次，《通知》强调了档案的安全性和完整性。相关部门在调阅、复制档案内容时，应当按照内部控制管理制度进行登记，并对档案的安全性和完整性负责。采购人、采购代理机构还应当配备适宜档案保管的场所，采取必要的安全措施，如防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等，以确保档案的完整性和安全性。

此外，《通知》还鼓励采购人、采购代理机构进行信息化建设及传统载体档案扫描备份。符合法律法规要求的电子档案具有与纸质档案同等效力，可以提高档案管理的效率和便捷性。同时，鼓励采购人、采购代理机构进行电子档案信息系统建设，实现数据共享对接，以推动档案管理的现代化和智能化。对于传统载体档案，鼓励进行数字化整理，以提高档案的利用效率和保存价值。

最后，《通知》要求各级财政部门、主管预算单位、采购人加强对档案管理的监督和指导。对于在档案归集、管理、利用和销毁过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息，相关知情人应当严格保密。对于违反档案管理规定的行为，将依法依规进行处理，以维护档案管理的严肃性和权威性。

刘锋表示，广州市财政局印发的这一通知是对政府采购档案管理的一次全面加强和规范。通过明确责任主体、强化安全措施、鼓励信息化建设等多项措施的实施，有望推动广州市政府采购档案管理工作迈上新台阶，为政府采购的规范化、透明化提供有力支撑。